城建所檔案管理人員對(duì)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的體會(huì)

　　城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是城建檔案管理部門(mén)的一項(xiàng)重要職能，是依據(jù)城建檔案工作的法律、法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，對(duì)城市建設(shè)活動(dòng)中的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行的示范、引導(dǎo)、檢查、督促和監(jiān)督的過(guò)程。

　　作為一名城建檔案工作的管理人員去進(jìn)行建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)，正確處理好指導(dǎo)的對(duì)象、指導(dǎo)的方法、指導(dǎo)的時(shí)間，是形成準(zhǔn)確的高質(zhì)量的城建檔案的必備條件。

　　業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要適應(yīng)，學(xué)用結(jié)合，并注意以下幾點(diǎn):——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的時(shí)效性，即掌握檔案形成的

　　最佳指導(dǎo)時(shí)間；

　　——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的針對(duì)性，即去指導(dǎo)什么，要精于什么；

　　——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的連續(xù)性，即不人為中斷對(duì)某一檔案形成的系統(tǒng)指導(dǎo)；

　　——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)相并使用的必要性，即指導(dǎo)效果是柔性的，執(zhí)行法律法規(guī)是強(qiáng)制性的。

　　一、城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的最佳時(shí)間

　　千里之行，始于足下，凡事從源頭抓起，就能事半功倍，抓工程檔案的質(zhì)量也是這樣，檔案工作的環(huán)節(jié)，

　　收集擺在首位，沒(méi)有收集，就沒(méi)有檔案，收集的多少、好壞就直接影響檔案的館藏與質(zhì)量，要規(guī)范、高效的展

　　開(kāi)收集工作，必須認(rèn)真地對(duì)待收集的前端工作，即指導(dǎo)

　　要準(zhǔn)確、及時(shí)、到位。

　　建設(shè)單位與城建檔案部門(mén)簽訂承諾書(shū)后，即指導(dǎo)工作就開(kāi)始了，首先告之建設(shè)單位下面實(shí)施城建檔案管理工作的程序及步驟，提示工程開(kāi)工時(shí)及時(shí)與城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員聯(lián)系。開(kāi)工時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)交底時(shí)應(yīng)向建設(shè)單位了解，施工單位、監(jiān)理單位相關(guān)管理人員的'姓名、電話(huà)，然后再與他們保持聯(lián)系，這樣可知道工程的進(jìn)度，指導(dǎo)抽查產(chǎn)生與工程同步形成準(zhǔn)確的資料。指導(dǎo)人員只有精通業(yè)務(wù)，工作踏實(shí)，才能主動(dòng)去做，做到指導(dǎo)在先、管理在先、服務(wù)在先。事實(shí)證明，把好指導(dǎo)關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)，提交的三方資料的質(zhì)量就要好得多，只參加工程竣工驗(yàn)收，未能及時(shí)指導(dǎo)的資料就易殘缺不全，指導(dǎo)環(huán)節(jié)把關(guān)十分重要。

　　二、城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的內(nèi)容

　　精確的指導(dǎo)方法，是建設(shè)工程檔案正確形成的關(guān)鍵。建設(shè)工程檔案涉及單位很多，一個(gè)工程會(huì)產(chǎn)生多家的建設(shè)工程檔案，只有準(zhǔn)確地指導(dǎo)，才會(huì)形成正確的檔案。

　　以一個(gè)工程的全套檔案為例，至少要有三個(gè)部門(mén)形成，建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位。向這三個(gè)部門(mén)提

　　供歸檔資料的內(nèi)容與要求，指導(dǎo)他們正確地形成檔案。

　　（一）工程開(kāi)工時(shí)業(yè)務(wù)交底內(nèi)容

　　1、宣傳《建設(shè)工程質(zhì)量條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法律、規(guī)章，落實(shí)各單位應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和要求。要明確三方職責(zé)，提示建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

　　2、建設(shè)單位應(yīng)交的資料是由多個(gè)部門(mén)形成的，稍不注意，便可能無(wú)法完整移交。交給建設(shè)單位應(yīng)交資料目錄，講解具體內(nèi)容與要求，了解已經(jīng)辦了哪些手續(xù)，產(chǎn)生了哪些資料，告之保存方法等等。

　　3、告之施工單位及監(jiān)理單位收集資料中應(yīng)注意的事

　　項(xiàng)，首先要符合“三性”要求，其次要注意收集的連慣性。施工資料、監(jiān)理資料在不斷地完善與更新，新材料、新工藝的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，會(huì)產(chǎn)生新的資料。告訴他們除完善質(zhì)監(jiān)要求外，城建檔案部門(mén)也有特定的要求，只有把質(zhì)監(jiān)要求與城建檔案要求融為一體，才是合格的城建檔案。

　�。ǘ�）工程施工過(guò)程中的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

　　由于業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員人手和業(yè)務(wù)量的問(wèn)題，我們一般根據(jù)工程量的大小來(lái)決定是否有必要在施工過(guò)程中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，是否與施工單位、監(jiān)理單位資料員保持聯(lián)系，一般市重點(diǎn)工程、住宅小區(qū)或單體工程在5000平方米以上的。業(yè)務(wù)指導(dǎo)主要是督促檢查為主，內(nèi)容如下：①檢查質(zhì)評(píng)資料中施工管理人員名單是否與施工資料中簽章一致。②原材料合格證及復(fù)試報(bào)告是否齊全。③施工驗(yàn)評(píng)資料監(jiān)理簽章手續(xù)是否完備。④設(shè)計(jì)變更要注意收集及時(shí)標(biāo)注。⑤監(jiān)理月報(bào)的內(nèi)容填寫(xiě)要真實(shí)齊全，是否與形成資料一致,監(jiān)理指令通知單有無(wú)及時(shí)回復(fù)到位。⑥工程資料是否與工程實(shí)體同步進(jìn)行等等。

　�。ㄈ�）工程完工后的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

　　我市實(shí)行建設(shè)工程檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收制度，由業(yè)務(wù)人員進(jìn)行竣工驗(yàn)收前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案驗(yàn)收申請(qǐng)通過(guò)后方可組織竣工驗(yàn)收，這其實(shí)是為了避免在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收時(shí)工程檔案驗(yàn)收走過(guò)場(chǎng)的現(xiàn)象。

　　對(duì)工程檔案的要求是多方面的，最明確的要求是，它既要滿(mǎn)足工程質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)的要求，又要符合城建檔案部門(mén)的要求。本著為建設(shè)方、施工、監(jiān)理方著想，提高效率，允許施工單位、監(jiān)理單位向城建檔案館提交審核他們自己形成的工程資料，出于不同施工單位、監(jiān)理單位不同資料員之手的資料，由于認(rèn)識(shí)與操作的差異，所產(chǎn)生的資料或多或少存在不足，難免有需要補(bǔ)辦的，需要更改的，這就要及時(shí)提出整改意見(jiàn)。建設(shè)方的資料涉及很多部門(mén)，有些資料往往不能及時(shí)移交，不完整的現(xiàn)象也時(shí)時(shí)發(fā)生，這就需要督促其去補(bǔ)齊。

　　在檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作中，建設(shè)單位形成的資料主要是看各項(xiàng)手續(xù)的辦理是否齊備，具備竣工驗(yàn)收條件；施工文件我們采取“三性”的要求，對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收。主要針對(duì)施工文件內(nèi)容的“三性”要求即“完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性”來(lái)審核。如：進(jìn)行簽字人員的筆跡核對(duì)，抽檢竣工圖上的設(shè)計(jì)變更標(biāo)注是否到位、抽檢施工資料土建資料核查表的資料份數(shù)填寫(xiě)是否與安裝分部資料核查表一致、原材料檢測(cè)復(fù)試報(bào)告是否齊全等等；監(jiān)理文件我們著重抽查監(jiān)理文件形成是否與工程量一致，監(jiān)理通知單是否回復(fù)到位，監(jiān)理月報(bào)內(nèi)容填寫(xiě)是否齊全完整與形成資料是否對(duì)應(yīng)等等。

　�。ㄋ模┙ㄔO(shè)工程檔案接收時(shí)的審核

　　由指導(dǎo)產(chǎn)生，收集形成了好的工程資料，不一定是好的工程檔案，就象有好的鋼筋、水泥，沒(méi)有好的施工水平一樣造不出好房子。從工程資料轉(zhuǎn)化為工程檔案的過(guò)程中，一是要求建設(shè)、施工、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人員規(guī)范操作，二是要及時(shí)指導(dǎo)、檢查與監(jiān)督。只有嚴(yán)格地按國(guó)標(biāo)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》執(zhí)行，對(duì)其整理上審核是否達(dá)到“兩化”即規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。如：案卷封面內(nèi)容填寫(xiě)是否規(guī)范，卷內(nèi)目錄的各項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)是否與后面的文件頁(yè)次一致，卷內(nèi)備考表的內(nèi)容是否完整、齊全等。

　　三、城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的性質(zhì)

　　執(zhí)法主體合法、適用法律內(nèi)容合法、處理程序合法是構(gòu)成合法執(zhí)法的三大要件。具體行使城建檔案管理執(zhí)法的單位是事業(yè)性質(zhì)，必須經(jīng)建設(shè)行政主管部門(mén)委托，由政府法制管理部門(mén)辦理執(zhí)法證。這樣城建檔案管理部門(mén)及其工作人員才具備了合格的管理執(zhí)法資格。

　　城建檔案管理部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)具有這樣的性質(zhì)：城建檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)既是一種檔案行政管理、執(zhí)法監(jiān)督的職能活動(dòng)，也是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性活動(dòng)，屬檔案工作的專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的范疇。

　　四、城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的必要性

　　工程檔案是城建檔案的一個(gè)重要組成部分，也是城建檔案館進(jìn)館最多的檔案，它的質(zhì)量好壞，直接反映了我們城建檔案工作的好壞，從永久保存和利用這個(gè)角度出發(fā)，其意義重大且深遠(yuǎn)。為此，城建檔案管理人員在業(yè)務(wù)指導(dǎo)中一定要按法規(guī)辦事，才具備了條件，把好建設(shè)工程檔案的質(zhì)量關(guān)。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，在竣工驗(yàn)收時(shí)，凡竣工檔案不符合要求或缺失檔案的，城建檔案管理人員應(yīng)依據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等法規(guī)規(guī)定，實(shí)行一票否決，工程不予驗(yàn)收或不得評(píng)優(yōu)。

　　完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的城建檔案是搞好城市規(guī)劃、加強(qiáng)管理、提高城市抗災(zāi)能力、保障城市人民正常生活的重要科學(xué)依據(jù)。若沒(méi)有保存完整、齊全的城建檔案，特別是地下管網(wǎng)資料未與現(xiàn)狀保持一致，就極易發(fā)生事故，甚至釀成重大的經(jīng)濟(jì)損失。這就要求城建檔案工作者必須以認(rèn)真，負(fù)責(zé)態(tài)度投入其中，使檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)一一到位。城建檔案形成單位廣泛、內(nèi)容繁多，這也決定了城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能的必要性和重要性。

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